13 Kasım 2019 Çarşamba

3.ALIŞKANLIK- ÖNEMLİ İŞLERE ÖNCELİK VER

“Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı”nın bu bölümü aşağıda aynen alıntılayacağım, direkt 2 soruyla başlar:

Portakalın Bilgeliği


1- Yapabileceğiniz (şu anda yapmadığınız) ve düzenli bir biçimde yaparsanız kişisel yaşantınızda son derece olumlu bir fark yaratabilecek tek şey nedir?

2- İşinizde ya da meslek yaşamınızda benzer sonuçlar doğurabilecek tek şey nedir?

Eğer hepimiz birer bilgisayar olsaydık, 1. Alışkanlık bizlere “Programcı sensin” derken, 2. Alışkanlık “Programı yaz”, 3. ise “Programı hayatına sok, programı çalıştır” der. Bir bakıma bu alışkanlıkta bol bol hedef ve öncelik belirleyip bunları takip etmekten söz ediyor olacağız.

Bu alışkanlık için kitapta yazarın bahsetmiş olduğu, “Zamanı değil, kendinizi yönetin,” cümlesinin beni hayli etkilediğini itiraf etmeliyim. Bunun için sanıyorum “disiplin”li olmaya ihtiyacımız olacak.

DİSİPLİN

Disiplin aslen mürit veya öğrenci anlamına gelen disciple sözcüğünden türemiş. Hal böyle olunca, hepimiz kendi hayat okulumuzun birer öğrencisi olduğumuza göre, o zaman bunu gerçekleştirebilecek özgür iradeye de sahibiz.

“Başarının Ortak Paydası” kitabının yazarı E.M. Gray bütün başarılı kişilere baktığımızda, başarılarının ortak paydasının zannedilenin aksine “çalışkanlık” veya “şans”tan değil önemli işlere öncelik vermekten kaynaklandığını anlatır; “Başarılı insanların, başarısızların hoşlanmadığı şeyleri yapmak gibi bir alışkanlıkları vardır. Onlar da bu işlerden hoşlanmıyor olabilirler. Ancak hedefe varma arzularının gücü, hoşnutsuzluklarını yener,” der.

Öncelik listemdeki şeyler için ateşli bir “evet” diyebilmek, öncelik listemizde olmayan şeylere “hayır” demekten geçer. Pekiyi “hayır”ınız ne kadar güçlü? Gelin, buna bakmadan önce çokça bilinen Zaman Yönetimi Matrisi’ne bir kez daha bakalım.

Portakalın Bilgeliği


ZAMAN YÖNETİMİ MATRİSİ

Yapabileceğiniz (şu anda yapmadığınız) ve düzenli bir biçimde yaparsanız kişisel yaşantınızda son derece olumlu bir fark yaratabilecek tek şey nedir?




Acil
Acil Değil
Önemli
I
Krizler
Çözüm bekleyen sorunlar
Belli bir sürede tamamlanması gereken projeler
II
Önlem alma
Yeni fırsatları görme
Planlama, dinlence

Önemli Değil



III
Müdahaleler, bazı görüşmeler
Bazı mektuplar, bazı raporlar
Bazı toplantılar
Hemen yapılması gereken bazı işler
Popüler etkinlikler
IV
Ivır zıvır işler
Bazı mektuplar
Bazı telefon görüşmeleri
Zamanı boşa harcayan işler
Oyalayıcı etkinlikler

Yukardaki matris bilinen bir yaklaşım olmakla beraber üzerinden kısaca geçmekte yarar var diye düşünmekteyim. “Acil” bir şeyle hemen ilgilenilmesi gerektiği anlamına gelir. “Önem” ise sonuçlarla ilgilidir. Bir şey önemliyse hedeflere, göreve, değerlere hayli katkıda bulunur.

I.Kare hemen dikkat isteyen “sorun” veya “kriz” diye nitelendirdiğimiz etkinliklerdir. Ancak burada çokça vakit geçirmek, hayli stresli olduğundan kişiyi tüketir. I. Kare’de çokça vakit geçirenler, IV. Kare’nin rahatlığına sığınabilirler. Aynı şekilde, bazı insanlar önemli olduğunu varsaydıkları acil işlerle, yani III.karede bir hayli vakit geçirebilirler. Böylelikle odakları kısa vadeli olur, çünkü bu konular genelde başkalarının önceliğine dayalıdır.

Gelelim II. Kareye, burası kişisel yönetimin kalbidir. Burada vizyon, uzun dönemli odaklanma, misyon bildirgemiz, değerlerimiz, kısacası etkin bir insan olabilmenin etkinlikleri yer alır. O halde ne yapmalı? Elbette, bir insanın hayatında istisnasız tüm kareler olacak. Ancak hayatta daha etkin olmak istiyorsak, III. ve IV. Kareler’de geçirdiğimiz zamanları minimuma indirmeliyiz. Pekiyi ya I.Kare’deki krizler?

Gerçekten etkili insanlar önceden önlem alırlar, proaktif davranarak sorun öncesi hareket ederler, fırsatlara açıktırlar. Bunun sonucunda I.Kare olaylarının görece olarak sayısı azalır.

İlk baştaki iki soruya dönecek olursak; bunlar önemli mi acil mi? Zaman Yönetimi Matrisi’nin hangi alanına düşmekteler? Genelde bu soruların cevabı, insanların kullanmaktan kaçındığı veya kullanmayı pek bilmediği II.Kare etkinliklerinde yatmakta.

“HAYIR”INIZ NE KADAR GÜÇLÜ?

Maalesef okullarımızda proaktif olmak üzere yetiştirilmiyoruz. O halde ne yapmalı? II.Kare’ye ayrılacak zaman sıklıkla III. ve IV. Kare etkinliklerinden olacağı için, II.Kare etkinliklerine “evet” diyebilmek için diğerlerine “hayır” demeyi öğrenmemiz lazım.

II.Kare’de geçirelecek vakit aynı zamanda I.Kare’de harcanacak zamanı bile azaltıp dengeleyeceğinden, zaman yönetimi konusunda daha da verimli hale geliriz.

Pekiyi “özür dilermiş” gibi yapmadan cesaret ve incelikle “hayır” diyebilme cesaretimiz var mı?

UYGULAMALAR

1- Bir Zaman Yönetimi Matrisi çizin, yaklaşık her karede zamanınızın ne kadarını geçiriyor olduğunuzu hesaplayın. Üç gün kendinizi gözlemleyin, hesabınız doğru çıktı mı? Eğer çıktıysa zamanınızı harcama şeklinizden memnun musunuz? Eğer değilseniz neleri değiştirebilirsiniz?

2- İhmal ettiğinizi bildiğiniz, ancak yaparsanız hayatınınızda değer yaratacak bir etkinlik saptayın ve uygulamaya koyun, misal benim için bu düzenli bir şekilde spora başlamak olur.

3- Devredebileceğiniz sorumlulukların listesini yapın (eğer varsa). Yeni sorumlular kimler olacak, bunlar için herhangi bir eğitime/kursa ihtiyaç olacak mı? Belirleyin.

4- Misyonunuz doğrultusunda hedefler koyun kendinize ve bu hedefleri haftalık planlara indirgeyin. Şimdilik sadece gelecek haftayı planlayın. Daha sonra haftalık planlama çizelgenizi genişletebilirsiniz. (Ben ikişer aylık planlama çizelgeleri şeklinde gidiyorum şimdilik J)

Gelecek yazımda, 4.Alışkanlık'ta görüşmek üzere...


0 yorum:

Yorum Gönderme